Emailflut in der Arbeit - wie handelt Ihr das? Ich packs langsam nicht mehr...

[Profitaenzer]

Hallo Zusammen,

vorab: Dieser Thread ist als Gedankenaustausch gedacht fuer Leute, die in er Arbeit der taeglichen Emailflut ausgesetzt sind und nicht mehr wissen, wies weiter gehen soll. Vielleicht habt Ihr ja ein paar Tips, wie man sich besser organisieren kann, ich stehe langsam vorm Burnout. Wie gesagt, es geht vornehmst um die Arbeit und nicht um unbedingt um den privaten Bereich.

Ich beschreibe mal meine Situation:

Spedition, Gruppenleiter, Mitte 30.

Seitdem wir mit dem Internet arbeiten und die ganze Kommunikation nur und nur ueber Email ablaeuft, sollte man meinen, alles waere besser und alles waere schneller. Ich kann eigentlich nur das Gegenteil behaupten. Ich bin nicht mehr Herr der Lage und brech bald zusammen. Frueher arbeitete man mit dem guten alten Fax - man konnte noch einen Plausch mit den Kollegen halten, mal auf nen Kaffee treffen etc. Das alles faellt wegen, dank der wundervollen Erfindung "Email".

Jeden Morgen zwischen 120 und 160 Emails, davon 80% nur Schrott, weil vornehmst die Asiaten im internationalen Geschaeft jeden, aber auch JEDEN in CC kopieren. Wegen der Zeitverschiebung laeuft das alles ueber Nacht. Somit sitze ich von 7 bis 10 Uhr Morgens im Buero und sortiere nur noch den Dreck aus, der fuer mich gar nicht bestimmt ist.

Ich arbeite mit Lotus Notes, habe mir zahlreiche Ordner angelegt, in die ich die Emails verschiebe. Alles, was ich nicht sofort eindeutige fuer mich betreffend identifizieren kann, loesche ich gnadenlos weg. Und waerend ich die Emails loesche habe ich schon wieder 20 neue im Posteingang.

Meine eigentliche Arbeit krankt darunter sehr, wichtige, elementare Aufgaben bleiben oft liegen oder ich sitze bis spaet Abends da und arbeite den ganzen Mist auf, zu dem ich vor lauter unnoetigen Emails nicht mehr gekommen bin.

Ueberhaupt habe ich das Gefuehl, dass seit der technischen Errungenschaften wie Email, Blackberry, Handy etc. wir eigentlich mehr Zeit haben sollten, aber ich beobachte genau das Gegenteil. Ich zumindest habe immer weniger Zeit.

Neulich im Meeting: Ich praesentiere, piept bei einem das Blackberry. Er faengt sofort wild das Tippen an und hoert mir nicht mehr zu. Beim naechsten klingelt das Handy, er rennt raus und bekommt nichts mehr mit. Beim Dritten blinkt per Netbook ueber Wlan das Posteingangssysmbol und er beantwortet seine Email. Mit dem Erfolg, dass ich das Meeting unterbrochen habe und dann wieder von Vorne ansetzen musste. Unhoeflich vom Auditorium, aber das ist mittlerweile leider die Regel.

Gehts Euch auch so? Je mehr technisiert wir sind, desto weniger Zeit haben wir? Wie geht Ihr damit um?

Oder gehts nur mir so? Ich bin kurz davor, alles hin zu werfen, mich komplett vom Netz abzukoppeln (ok, aber SDE wuerde mir fehlen) und als Aussteiger und Selbstversorger dem ganzen technisierten Sch**ss abzusagen. Mich ueberfordert dieser technisierte Kram, Blackberry etc. Immer und ueberall erreichbar sein, stanedig online. Privat wuerde ich mich niemals bei Facebook etc. anmelden - ich sehe darin keinen Sinn. Das Leben geht an einem vorbei und man hockt nur noch vorm PC.

Gruss


/Chris

[Michael aus G]

Zitat von Profitaenzer

Immer und ueberall erreichbar sein, stanedig online. Privat wuerde ich mich niemals bei Facebook etc. anmelden - ich sehe darin keinen Sinn. Das Leben geht an einem vorbei und man hockt nur noch vorm PC.

Also zu Anfang, du bist nicht allein...

Das Problem haben viel, doch nur wenige haben den Mut dagegen aufzubegehren. Dieses "Komunikationsverlangen" kommt meist von Leuten die eine "nasse Bude" haben, sprich kein Privatleben. Ob nun weil sie Beziehungskrüppel sind oder nervende Vertreter die einen was verticken wollen.

Was man dagegen tun kann:

1. Bei LoNo eine "Whitelist" einrichten(geht auch bei jedem anderen Mailprogramm), da kommen nur die für DICH wichtigen Leute rein. Alle anderen automatisiert in einen Ordner "Spamverdacht" leiten. Den muss jemand deines Vertrauens am Tagesanfang sortieren. Was wichtig sein könnte schickt er dir zu(er sollte deswegen in deiner Whitelist stehen).

2. Das selbe sollte man mit dem Blackberry machen. Auf alle Fälle sollte man seine Privatnummer nicht an Kundern weitergeben. Nur die wichtigsten Leute.
Notfalls neue Privatnummer holen. Das Handy kann man im Privaten auch mal auschalten, trainiere zur Not mit 1h täglich, Dosis steigern...

3. Meeting: Ich weise immer daraufhin, das die Teile auf stumm zu stellen sind(sollte man eigentlich von Haus aus wissen), den gute Erziehung ist heutzutage selten. Kann man nicht immer machen, aber bei bestimmten Pappenheimern ruhig mal unterbrechen und warten bis sie fertig sind. Ganzlusitge Nummer für Telefonieren: Sobald er rangeht fragen: "Ja? sie haben eine Frage?"... die Reaktionen sind streckenweise köstlich...

Der springende Punkt ist, DU musst dich in erster Line disziplinieren im Umgang mit der Technik. dann behälst du auch die anderen im Griff.

Ruhig mal ein Internetfreies Wochenende einlegen, das Handy abends ausschalten. Davon geht die Welt nicht unter oder die Firma bankrott(wäre ja auch schlimm). Wenns wirklich wichtig ist und sie was von dir wollen finden sie dich schon.

So kannst du deine Lebensqualität zurückgewinnen und musst trotzdem nicht auf die angenehmen Seiten der Technik verzichten. Ansonsten brennen dir irgenwann die Sicherungen durch...

Also, technikfreies Terrain zurückerobern. Merke: 95% der Mails sind unnütz und wenig informativ. Wenn man nur 10Cent pro Mail zahlen müsste, gäbs kein Spam mehr.

[samson]

Wenn ich den Spam vorab an irgendwelchen Merkmalen identifizieren kann, mache ich ein Filter dafür und feuere ihn in ein extra Folder.
Wenn man das Glück hat, ein zentrales Firewall-Gateway wie z.B. Astaro zu besitzen, werden 50-70% schon dort gefiltert.

[Zappo]

Zitat von Michael aus G

Also zu Anfang, du bist nicht allein...

Genau. Allein bist Du nicht - das geht ziemlich allen so. Und ja, das geht von der Güte der Arbeit ab. Und nein, der Technikkram bringt uns weder zeitlich noch qualitätsmäßig weiter.
Ich habs gemerkt, als ich mich ertappte, auf Baustelle A telefonisch die Probleme von Baustelle B zu lösen, derweil mein Besprechungspartner telefonisch versuchte die Probleme SEINER Baustelle C zu lösen.
Derweil im Büro Leute anriefen, ob ich die neue Mail gekriegt habe .

Das Problem bist NICHT Du.
Das Problem sind Leute, die mit den neuen Techniken nicht umgehen können, sie falsch und umweltverschmutzend anwenden.

Mittlerweile bin ich da höflich, aber gnadenlos. Ich habe meine Störkontakte so ziemlich abgebaut.

Das geht ziemlich problemlos bei den Leuten, mit denen man enger und mehrmals zusammenarbeitet. Bei Besprechungen und auf der Baustelle oder anderen Terminen laß ich das Handy im Auto liegen, wenn mich jemand anruft, rufe ich dann zurück - wenn und wann ich will.

Wenn ich mal jemand anrufen muß, ENTSCHULDIGE ich mich selbstverständlich für die Störung und bitte um ein paar Minuten - und ohh Wunder - die Gegenseite macht das spätestens beim 3. Mal auch.
Viele Gespräche beende ich mit : "Schicken sie mir am besten ein Fax - merken kann ich mir nix/ohne Unterlagen kann ich da nichts entscheiden usw." . Meist kommt dann keines - weil soooo wichtig war es dann doch nicht - oder es kommt nur jedes zweite, dafür aber in besserer Ausarbeitung.

In Sitzungen ist es schon so, daß jemand einen roten Kopf kriegt, wenn er ausschalten vergessen hat. Und das Schlimmste sind Leute, die in der Besprechung sagen: "Wartet, das haben wir gleich geklärt, den ruf ich mal an". Was dazu führt, daß von 5 Leuten die Zeit läuft, derweil irgendeine Nebensache geklärt wird. NoGo. Wer in der Besprechung nicht eine ToDo-liste für sich führen kann, die er nachher alleine abarbeitet, hat eigentlich nix in Besprechungen zu suchen. Das sage ich dann auch.

Ich habe allerdings auch nichts mit unbekannten Mails zu tun oder Mails, die ich erst einschätzen muß, ob sie wichtig sind. Meine Mails sind wichtig, da sie von Leuten kommen, mit denen ich zusammenarbeite und deren Adressen bei mir im Verzeichnis liegen - der Rest landet im automatisch im Spam - AUCH GEDANKLICH.

Gruß Zappo

PS: Wenn ich in Strasbourg in der Dombauhütte stehe und die Federzeichnung der Westfassade ansehe, denke ich immer: Was sind WIR für arme Würstchen ........

[2augen1nase]

also ich kann das voll und ganz nachvollziehen, auch wenns mich bisher ziemlich verschont hat mit den großen fluten.
heutzutage gehts ja gar nicht mehr ohne email, facebook und co.
ich halte von dem meisten kram ohnehin nichts, obwohl ich im studium ohne rechner heutzutage gar nicht mehr kann. aber ich bin der festen überzeugung, dass der qualitätsverlust an vielen stellen gerade durch die massive pc nutzung entsteht. (und zwar in allen bereichen...)
heutzutage wird 3 mal gegoogelt und 5 mal der werkstattmeister gefragt bevor man ein loch ins brett bohrt.... auf dauer wirkt das natürlich vollkommen gegensätzlich zu der angeblichen zeitersparnis die pcs bringen sollen....

zum thema zeit ersparnis sagte mir mal ein althippie:

hast du denn ein konto wo du deine zeit speicherst und dann abrufen kannst wenn du welche brauchst? sicherlich nicht, das würde ja gar nicht gehen. folglich kannst du gar keine zeit sparen, du kannst dir nur mehr aufgaben in die gleiche zeit packen. (was das heißt ist ja klar....^^)


zum konkreten problem:

jeder mailanbieter und jedes mailprogramm bietet verschiedene filter an, die recht zuverlässig die spammails rausfiltern. außerdem gibt es immer noch die möglichkeit bei gewissen spammails, diese abzustellen. nach 3 wochen biste zwar wieder im verteiler, aber wenigstens 3 wochen ruhe....^^


liebe grüße

[2augen1nase]

eben gerade gelesen:


http://www.n24.de/news/newsitem_6787300.html


vielleicht haben wir ja auch mal dieses "glück"

[Christine]

Also Chris geht´s hier eher um die geschäftlichen Mails als um die privaten.

Auch ich kenne diese Angewohnheit (speziell bei den Asiaten) jeden in "cc" zu setzten und dann irgendwann mal zu sagen "wieso - stand doch alles in der Mail".

Tja Chris, ich glaube Dir bleibt wirklich nur der Weg den Du jetzt schon gehst.
Jeden Tag auf´s neue grob sortieren und im Nachgang die Spreu vom Weizen treffen.

Und wenn möglich - wie Michael schon schrieb (ich weiß, in Deinem Job nicht einfsch) wenn Feierabend, dann Feierabend.
Geschäftliches Mobiltelefon (wenn möglich) aus!

Wenn Du eine bessere Lösung gefunden hast, dann lass mich bitte teilhaben.

PS: den Spruch von Till Althippie sollte man sich merken!

[salfadur]

Hallo,

ich denke, dass es auch in der nächsten Zeit nicht weniger Mails werden. Wahrscheinlich werden wir in den kommenden Jahren alle nur noch Facebook-Nachrichten verschicken

Mir geht es auch so, da die meisten ja auch unnütze Mails (wie "lustige" PPTs usw) via Arbeitsmailaccount verschicken. Da sollte man auf jeden Fall mal bescheid geben und sagen, dass diese dich bitte aus ihrer Verteilerliste für "lustige Sachen" rausnehmen mögen. Ich denke, dass hier mindestens die Hälfte der User dieses vermeindliche Problem kennt.

Spamfiltern stehe ich recht zwispältig gegenüber, da sie immer mal wieder was Wichtiges rausfischen. Wie oft hört man: "Du hast mir eine Mail geschickt? Die hab ich gar nicht geseh, steckt bestimmt im Spamfilter!!"

Du musst einfach deinen eigenen Lösungsweg finden. Ich habe beispielsweise mehrere EMail Accounts, da ich in einem Verein aktiv bin. Diese laufen alle im Outlook zusammen und ich brauche nur die Konten abfragen, die zu dem Zeitpunkt wichtig sind.

LG Sal

[Profitaenzer]

Ach Leute,

Ihr sprecht mir aus der Seele.

Danke Euch fuer die Antworten, die machen Mut.

Gruss


/Chris